Hoe het werkt
Een bedrijfs-skireis organiseren zonder dat je hem zelf hoeft te organiseren
Een bedrijfs-skireis organiseren zonder al het regelwerk. Jullie vertellen ons wie er meegaan en wat jullie belangrijk vinden, wij stellen de reis samen en regelen alles van vervoer tot begeleiding.
Een skireis met collega's organiseren begint vaak enthousiast. Tot je hotels gaat vergelijken, moet uitzoeken wie er kan skiën, offertes opvraagt voor vervoer, kamers indeelt, restaurants zoekt voor 30 man en collega's ineens allemaal individuele vragen blijken te hebben.
Daarom nemen wij het grootste deel van dat werk uit handen. Jullie vertellen ons wie er meegaan en wat jullie belangrijk vinden. Wij zoeken vervolgens uit welke reis daarbij past en regelen hem. Zo werkt dat.
- 1
30 minuten over jullie team
We beginnen niet met de vraag naar welk skigebied jullie willen. We willen eerst weten wie er meegaan. In een gesprek van maximaal 30 minuten bespreken we hoeveel collega's meegaan, hoeveel ski-ervaring er is, of er niet-skiërs zijn en wat voor soort groep jullie zijn. Ook periode, reisduur, vervoer, hotelniveau, activiteiten en budget komen langs. En we willen weten waarom jullie eigenlijk gaan: een beloning na een goed jaar, gewoon een paar geweldige dagen samen, of mag de reis ook bijdragen aan hoe mensen binnen het team met elkaar omgaan? Je hoeft vooraf geen uitgebreide briefing te schrijven. Een half uur praten is genoeg om ons aan het werk te zetten.
- 2
Wij gaan uitzoeken wat past
Na het gesprek verwachten we niet dat jullie zelf drie hotels vergelijken of bestemmingen onderzoeken. Dat doen wij. We kijken welke van onze skigebieden het beste bij de groep passen en controleren wat er in jullie periode daadwerkelijk mogelijk is. Daarbij kijken we onder andere naar beschikbare hotels voor de hele groep, de ligging ten opzichte van liften en activiteiten, vervoer, mogelijkheden voor beginners en niet-skiërs, restaurants, activiteiten, gewenste luxe en natuurlijk het budget. Dat kost iets meer tijd dan een standaardpakket uit een catalogus trekken. Reken op ongeveer 2 tot 3 werkdagen.
- 3
Jullie krijgen een voorstel
Daarna komen we terug met een concreet voorstel. Daarin staat niet alleen wat we voorstellen, maar ook waarom we denken dat het bij jullie groep past. Dat is belangrijk, omdat degene die de reis organiseert vaak niet degene is die het budget goedkeurt. HR kan enthousiast zijn, terwijl directie of Finance nog wil weten wat het kost, wat je daarvoor krijgt, waarom deze bestemming en wat er inbegrepen is. Daarom maken we het voorstel zo dat je het ook intern kunt gebruiken. Als er twee logische mogelijkheden zijn, zetten we die naast elkaar: bijvoorbeeld een ideale match en een alternatief dat qua budget of beschikbaarheid slimmer is.
- 4
Na akkoord regelen wij
Dit is het punt waarop jullie interne organisator juist minder werk moet krijgen. Afhankelijk van de reis regelen we onder andere vervoer (bus, vluchten, transfers), hotel en kamers, skipassen, skihuur, skilessen, restaurants inclusief reserveringen en activiteiten voor zowel skiërs als collega's die iets anders willen doen. We maken een programma zodat iedereen weet waar hij wanneer wordt verwacht, zonder dat elke minuut vastligt, en we verzorgen de deelnemerscommunicatie zodat praktische vragen niet allemaal bij één collega binnenkomen. Het doel is simpel: degene die de skireis heeft aangezwengeld hoeft geen drie maanden projectmanager van de reis te worden.
- 5
Wij gaan mee
Bas en Carmen blijven niet in Nederland of België zitten nadat de groep is vertrokken. We begeleiden de reis op locatie. Dat betekent dat we er ook zijn als het weer tegenzit, iemand zijn materiaal niet kan vinden, een activiteit moet veranderen of er op het laatste moment iets met een reservering gebeurt. Niet ieder probleem kunnen we voorkomen. We kunnen er wel voor zorgen dat jullie het niet zelf hoeven op te lossen.
Er blijven een paar dingen die alleen jullie kunnen doen. Wij weten niet automatisch wie er meegaat, wie bij wie op de kamer wil en welke interne goedkeuringen nodig zijn. Daarvoor hebben we informatie van jullie nodig. Maar zodra we die informatie hebben, pakken wij het regelwerk op. We proberen bovendien zoveel mogelijk rechtstreeks met deelnemers te communiceren over praktische zaken, zodat vragen niet via een lange keten hoeven te lopen. Als we een vraag zelf kunnen beantwoorden, doen we dat.
Wij kunnen de praktische deelnemerscommunicatie verzorgen. Voor vertrek moeten we bijvoorbeeld weten wie skiet, wie materiaal nodig heeft, wie lessen wil, of er dieetwensen zijn en welke informatie deelnemers nodig hebben. Dat verzamelen en organiseren we zoveel mogelijk rechtstreeks. Jullie hoeven dus niet iedere paar dagen een Teams-bericht te sturen met de vraag of iedereen zijn skischoenmaat nu écht even wil doorgeven. Dat deel mag bij ons liggen.
Er verandert bijna altijd iets. Iemand kan toch niet mee, een nieuwe collega wil juist wel mee, een kamerverdeling verandert, een deelnemer wil alsnog skilessen of een leverancier wijzigt iets. Bij een groepsreis is dat normaal. Geef de wijziging aan ons door en wij kijken wat er mogelijk is en wat de eventuele gevolgen voor planning of kosten zijn. Je hoeft daarvoor niet zelf met hotel, skischool en verhuurder te gaan bellen.
Dan zijn we er. We begeleiden de reis op locatie, dus we zijn er ook als het weer tegenzit, iemand zijn materiaal niet kan vinden, een activiteit moet veranderen of er op het laatste moment iets met een reservering gebeurt. Niet ieder probleem kunnen we voorkomen. We kunnen er wel voor zorgen dat jullie het niet zelf hoeven op te lossen.
Een bedrijfs-skireis heeft bij ons geen vaste pakketprijs. Daarvoor verschillen de reizen te veel: een paar dagen Mayrhofen met een eenvoudig hotel is financieel iets heel anders dan een luxe reis naar Gstaad voor een grote groep. Daarom bespreken we budget al tijdens de intake. Niet om te kijken hoeveel we maximaal kunnen uitgeven, maar vooral om te voorkomen dat we twee dagen aan een reis werken die prachtig klinkt maar nooit goedgekeurd gaat worden. Op basis van jullie budget zoeken we de beste combinatie van bestemming, verblijf, vervoer en programma.
In het voorstel maken we duidelijk wat onderdeel is van de reis. Afhankelijk van jullie keuzes kan dat bestaan uit vervoer, accommodatie, ontbijt, diners, skipassen, skihuur, lessen, activiteiten, lokaal vervoer en onze organisatie en begeleiding. Zijn bepaalde onderdelen niet inbegrepen of afhankelijk van definitieve aantallen, dan vermelden we dat. Geen verrassingen omdat ergens onderaan een offerte nog drie noodzakelijke onderdelen ontbraken.
Na akkoord leggen we de reserveringen vast. In het voorstel en de overeenkomst staat duidelijk welke betaalmomenten gelden en wanneer we definitieve deelnemersaantallen nodig hebben. Verandert het aantal deelnemers daarna? Dan laten we vooraf weten welke financiële gevolgen dat heeft, voordat we een wijziging doorvoeren.
Liever te vroeg dan te laat. Voor één hotelkamer is meestal nog wel iets te vinden. Voor 30 collega's heb je misschien 15 tot 20 kamers nodig, in hetzelfde hotel en in dezelfde periode. Daar komen vervolgens restaurants, vervoer, lessen en activiteiten bij. Hoe eerder we beginnen, hoe meer keuze we hebben. Dat betekent niet dat een reis op kortere termijn onmogelijk is. We moeten dan alleen werken met wat nog beschikbaar is.
Niet veel. We hoeven nog geen definitieve kamerverdeling, deelnemerslijst of vluchtschema te hebben. Voor het eerste gesprek zijn een paar dingen genoeg: een indicatie van het aantal deelnemers, een gewenste periode of mogelijke data, een idee van het budget, wat jullie ongeveer voor reis voor ogen hebben en 30 minuten om ons over jullie team te vertellen. De rest zoeken we samen uit.
Je hoeft nog niet te weten of jullie naar Mayrhofen, Sölden, St. Anton, Kitzbühel, Zell am See-Kaprun of Gstaad willen. Sterker nog: dat zoeken we liever pas uit nadat we jullie hebben gesproken. Vertel ons 30 minuten over jullie team. Daarna gaan wij aan het werk.
Klaar om te kijken wat er voor jullie mogelijk is?
Vertel ons 30 minuten over jullie team. Daarna gaan wij aan het werk.
Plan de Ski Trip Intake